La gestion des notes de frais professionnels est un processus très important dont s’occupe chaque entreprise. En réalité, les entreprises emploient des salariés qui, pour l’exercice de leur fonction, effectuent souvent des dépenses qu’ils payent de leur poche. Chaque entreprise se doit de bien suivre ses dépenses afin de les rembourser au moment opportun.
Mais comment peuvent-elles s’y prendre ? Quelle méthode utiliser pour optimiser la gestion des notes de frais professionnels ? Vous trouverez dans cet article quelques solutions pour réussir la gestion des notes de frais professionnels au sein de votre entreprise.
En quoi consiste la gestion des notes de frais professionnels ?
Au sein des entreprises, les salariés sont souvent appelés à effectuer des déplacements ou à payer des produits pour le compte de l’entreprise. La gestion de ces dépenses fait partie des tâches administratives de l’entreprise. En effet, les employés doivent recueillir les factures de leurs dépenses pour les présenter à l’entreprise et se faire rembourser.
Ces factures appelées notes de frais professionnels prennent généralement la forme d’une fiche professionnelle présentant les informations suivantes :
- Date ;
- Lieu ;
- Motif de la dépense ;
- Nature de la dépense ;
- Montant total dépensé.
La gestion des notes de frais professionnels nécessite souvent la réalisation d’activités répétitives qui se montrent contraignantes. Heureusement, de nombreux logiciels de gestion de notes de frais professionnels sont disponibles pour faciliter la réalisation de ces activités.
Comment fonctionnent les logiciels de gestion des notes de frais professionnels ?
Les logiciels de gestion de notes de frais permettent la saisie des frais de chaque salarié en se basant sur les justificatifs comptables (factures) au fur et à mesure que les dépenses sont effectuées. À cet effet, ils intègrent de nombreuses fonctionnalités :
- Le scan intelligent des factures ;
- La validation des notes de frais par le manager ;
- La transmission automatique des informations à la comptabilité ;
- La gestion des indemnités forfaitaires ou kilométriques ;
- Les fonctionnalités avancées sur mobile, etc.
En se servant de ces applications, le salarié peut saisir lui-même ses notes de frais et les envoyer au manager qui se chargera de les approuver ou non. En la matière, N2F est une référence. Plus de 5000 entreprises utilisent déjà la solution dans le monde.
Avantages de l’utilisation des logiciels de gestion de note frais
Les logiciels de notes de frais favorisent l’optimisation de la gestion à travers la mise à disposition de solutions dématérialisées. Ce faisant, ils permettent :
La simplification du processus
Avec ces logiciels, les frais relatifs à la gestion (TVA, indemnités kilométriques) sont générés automatiquement et actualisés. À cela s’ajoutent de nombreuses autres fonctionnalités qui simplifient la gestion des notes de frais professionnels.
Le gain de temps
L’enregistrement des dépenses est effectué en temps réel. Les factures peuvent être aussi numérisées, ce qui permet l’extraction des informations et leur transmission au centre de données en un rien de temps.
La réduction des erreurs et tentatives de fraude
Les logiciels de gestion des notes de frais professionnels retracent chaque dépense des salariés. Il n’y a plus de perte de justificatif ou des factures non justifiées. Les erreurs relatives à la saisie des données sont aussi éliminées. Les tentatives de fraudes sont ainsi réduites.